AUTOMATION
紙の書類を見ながらの入力や、表への転記・集計など、
人の手でくり返している作業を自動化し、作業時間を減らします。
普段の業務の流れをうかがい、時間がかかっている作業を一緒に洗い出します。今の仕組みに少し手を加えるだけで済むのか、やり方から見直したほうがよいのかを、作業ごとに判断してお伝えします。
人の手でやっている作業
- 紙・FAXの書類を見て入力
- メールの内容を書き写す
- 表や一覧をまとめて集計
- Webの管理画面に登録・確認
集計・確認
作業時間
人の作業は確認だけに
- FAXや紙の注文書の入力書類を見ながらの手入力が、読み取った内容の確認・修正に（書類の状態によります）毎日60分 → 10分
- 複数のネットショップへの商品登録ショップごとの手入力が、1回の準備で全ショップに月30時間 → 2時間
- 毎朝の情報チェックいくつものサイトを見て回る作業が、届いた一覧を見るだけに毎日40分 → 5分
※ 時間は一般的な例です。初回のご相談（60分まで）は無料です。オンラインで対応します（首都圏は訪問も可能です）。
当てはまる作業はありますか？
- 紙やFAXで届いた注文をシステムに手入力している
- 同じ内容を複数のサイトや管理画面に入れている
- 画面や書類を見ながら別の表に書き写している
- 毎朝いくつかのサイトを回って情報を確認している
- 月末は各サイトにログインして明細や請求書を集めている
- あちこちから届く報告を毎月手で集計している
- 見積書や請求書は毎回ひな形をコピーして作っている
- 今のシステムに欲しい機能がなく、改修は高いと言われた
当てはまるものがあれば、その作業は自動化できる可能性があります。
自動化の例
業種や作業の種類で絞り込めます。近い例があれば、お問い合わせのときに「この例に近い」とお伝えください。
FAXや紙の注文書の受注入力
紙の申込書・アンケートの集計
見積書・請求書の作成
支店や担当者から届く報告のとりまとめ
月末の明細・請求書集め
ネット注文の販売管理への入れ直し
メールの内容を台帳へ転記
複数ショップへの商品登録
在庫切れ商品の非公開設定
競合の価格調査
複数ポータルサイトへの物件掲載
成約物件の掲載取り下げ
複数媒体への求人掲載・更新
応募者情報の管理表への転記
入札・公募情報の新着チェック
自社サイトのお問い合わせフォームの動作確認
システムの一覧をファイルに書き出す
まとまった件数の一括入力
入力ミスの防止
2つのシステムの見比べ
※ 掲載している事例と時間は、実現できる内容を示した一般的な例です。
自動化のやり方は3通り
作業の内容を見て、次の3つを単独で、または組み合わせて使います。どれも自社で開発した部品です。
代わりにやる
人がパソコンで行っている操作を、プログラムが同じ手順でなぞります。
- サイトやシステムへの登録・更新
- 情報の収集・ダウンロード
- 決まった時刻に実行
今の画面にボタンを足す
システムを改修しなくても、Webの画面に必要な機能を追加できる場合があります。
- 一覧をファイルに書き出すボタン
- まとめて入力するボタン
- 送信前の入力ミスチェック
手元のデータから動かす
紙の書類や表・一覧など、手元にある情報を使ってまとめて処理します。
- 紙の書類は読み取ってデータに（精度は書類によります）
- 1件ずつ順番に処理
- 成功・失敗を記録して確認しやすく
PCへのインストールが不要な形も選べます。
VPS（インターネット上のレンタルサーバー）を利用して自動化の仕組みを構築すれば、PCを立ち上げておかなくても処理が動きます。たとえば、毎朝決まった時間に、OneDriveやGoogleドライブなどのフォルダに最新の一覧を届けることもできます。
早く・安く作れる理由
よくある自動化の作業は、自社開発の部品としてあらかじめ用意しています。一から作らず、組み合わせと調整で仕上げるので、期間も費用も抑えられます。
小さな作業1つから
「この転記だけ」でもお引き受けします。効果を確かめてから広げられます。
作るところまで弊社で
業務の確認、やり方の検討、仕組みの構築を弊社が担当します。お客様がツールの使い方を覚える必要はありません。
導入後のサポート
運用・保守のご契約で、動作の見守りや、相手のサイトの画面が変わったときの修正に対応します。
| 一般的なシステム開発 | RPAツールの導入 | SERENDIPITY | |
|---|---|---|---|
| 費用 | 数十万〜数百万円 | ライセンス料が毎月かかる | 1作業10万円から |
| 期間 | 数か月 | 自社で作り方を覚える必要がある | 最短1か月 ご契約などの手続きを含みます。弊社の状況により変わる場合があります |
| 誰が作る | 開発会社 | 自社の担当者 | 弊社が作成 |
| 止まったとき | 別途見積もり | 自社で修正 | 保守の範囲で弊社が修正 |
料金の目安
ヒアリングのあと、作業の内容に合わせてお見積もりします。作業の範囲や内容が変わる場合は、事前にご相談してお見積もりを見直します。
普段の作業をお聞きし、自動化できそうな作業と、減らせる時間の目安をお伝えします。
作業の内容や難しさに応じて、その都度お見積もりします。
動作の監視や、相手のサイトが変わったときの修正に対応します。作業の量に応じてお見積もりします。VPSを使う場合の契約の形も、あわせてご相談ください（VPSの利用料は別途かかります）。
ご相談から導入までの流れ
- ご相談初回60分無料フォームかお電話でご連絡ください。困っている作業の名前だけでも構いません。
- 業務の棚卸し普段の作業を見せていただき、自動化できる作業と減らせる時間を整理します。
- ご提案・お見積もりやり方と、作業ごとのお見積もり、完成までの期間をお出しします。
- 構築・お試し実際のデータで動かして確認し、調整してから本番に切り替えます。
- 運用・次の作業へ運用・保守のご契約で動作を見守ります。ほかにも自動化できそうな作業があれば、続けて取り組めます。
よくある質問
パソコンやITに詳しくなくても大丈夫ですか？
はい。普段の作業を見せていただければ、何を自動化するかは弊社で整理します。操作は、ボタンを押すだけ、またはフォルダを開くだけの形にできます。
紙の書類でも自動化できますか？
書類をスキャナーなどで取り込み、文字を読み取ってデータにする方法があります。ただし、読み取りの精度は書類の種類や状態（手書き、印字のかすれなど）によって大きく変わります。実際の書類を拝見したうえで、読み取りで対応できるか、別の方法がよいかを判断します。
PCに何かインストールする必要はありますか？
必須ではありません。VPS（インターネット上のレンタルサーバー）に仕組みを構築する形なら、PCに何も入れずに使えます。画面にボタンを足す場合は、Chromeに拡張機能を1つ追加していただきます。
ログインIDやパスワードはどう管理されますか？
取り扱い方法は、業務の内容に合わせてご相談しながら決めます。2段階認証があるサイトは、認証の部分だけ担当者の方に操作していただく形にもできます。
VPSは誰が契約するのですか？
業務の内容やご予算をうかがって決めます。御社でVPSを契約していただく形にすると、後から自動化する作業を追加するときに、環境をつくり直す初期費用がかからずに済みます。
何件くらいまで処理できますか？
1件あたり数十秒が目安です。人の代わりに動いている間、担当者の方はほかの仕事ができます。件数が多い場合は、VPS上でまとめて処理する方法もあります。
相手のサイトのデザインが変わったらどうなりますか？
自動化が止まる場合があります。運用・保守のご契約をいただいている場合は、弊社で確認して修正に対応します。
どんな作業でも自動化できますか？
紙の書類の入力、Webサイトやシステムへの登録、集計や書類作成など、決まった手順でくり返す作業の多くに対応できます。ただし、利用規約で自動操作が禁止されているサービスなど、お引き受けできない場合があります。ご相談時に確認します。
地方の会社でも相談できますか？
はい。オンラインで、ご相談から導入まで対応します。首都圏は訪問も可能です。